تا دیر نشده با داشبورد اکسل خداحافظی کنید! شاید تصورش هم سخت باشد اما…پیشنهاد میکنم نوشته زیر را بخوانید. شاید شما هم با من هم عقیده شدید و جلوی ضررهای بیشتر را گرفتید.

با اکسل خداحافظی کنید

اکسل، محبوب ترین نرم افزار صفحه گسترده جهان است که صدها میلیون کاربر دارد. سادگی سازماندهی داده ها در اکسل آن را ابزار مفیدی برای گزارش‌گیری کرده است. نمودارهای جذاب، با امکانات فوق العاده و سرویسهای کمکی برای رسم نمودار از اکسل یک قهرمان ساخته است. با این همه، وقتی کار جدی میشود باید دید که اکسل چند مرده حلاج است!

امروزه بیشتر کسب و کارها در حال دور شدن از اکسل و بکارگیری یک نرم افزار گزارش دهی اختصاصی هستند. سرویسی که برای نیازهای پیشرفته تر سازمان های امروزی طراحی شده باشند و برای آنها داشبورد مدیریتی بسازد. اگر یک یا چند مسئله زیر در رابطه با شما مطرح است، احتمالا زمان برای ارتقا گزارش های شما نیز فرا رسیده است.

میخواهید درباره داشبورد مدیریتی بیشتر بدانید؟ نوشته «داشبورد مدیریتی شما» انتظارتان را میکشد.

 

1- بعضی مواقع اکسل کند است.

اکسل زمانی که گزارش ها حاوی داده هایی بیشتر از ظرفیت اکسل است می تواند به شدت کند شود. هنگامی که این اتفاق می افتد، کاربران تمایل دارند اطلاعات را به بخش های کوچک تر و قابل کنترل تر تقسیم کنند. یا آنها را در چندین برگه (Sheet) مختلف نگهداری کنند. هر دو روش کارایی پایینی دارد. باید قبول کنید که در چنین شرایطی یک نرم افزار داشبوردساز نیاز دارید. اکسل آن قهرمانی که فکر می کردید نیست!

 

2- در مورد دقت و مالکیت گزارش ها بحث وجود دارد.

کاربران اکسل معمولا فایل های محلی را بر روی کامپیوتر خود برای اهداف گزارش داده ذخیره می کنند. حتی اگر تعداد کاربرانی که همزمان روی یک فایل کار می کنند کم باشد، باز هم هر شخص یک نسخه دیگر از پرونده را با اطلاعات کمی متفاوت نگه می دارد و منجر به بحث در مورد این که «کدام اطلاعات دقیق تر است؟» می شود. مدیریت گزارش با چندین کاربر و نسخه در بهترین حالت به شما یک سردرد عظیم می دهد و در عمل به شما اطلاعات و بینش نادرست داده می شود. گاهی حتی رویه هایی که وبسایتهایی مثل دراپ باکس هم پیشنهاد می کنند دردسر ساز میشود. چه برسد به اکسل محبوب ما.

صفحه گسترده برای ساخت داشبورد طراحی نشده

 

3- به روزرسانی های دستی، زمان بر و مستعد خطا هستند

به روز رسانی داده ها در یک فایل اکسل به ندرت کار ساده ای قلمداد می شود؛ زیرا اضافه کردن فیلدها، کپی کردن فرمول ها و مقادیر داده می تواند توابع از پیش تعیین شده را از بین ببرد. یک اشتباه کافی است تا حاصل زحمت چند ماه نیست و نابود شود.

 

4- شاخصهای واقعی را نمی توان با یک فرمول اکسل محاسبه کرد

قوی ترین KPI ها نیاز به فرمول هایی دارند که به چندین بعد یا ستون ارجاع می دهند. فرمولهایی که از فیلتر های پیچیده و تو در تو استفاده می کنند. وقتی محاسبه نتایج KPI با یک فرمول اکسل کاملا غیرممکن باشد، گزارش گیری تبدیل به یک مشق دستی و وقت گیر می شود. به عبارت دیگر، برای ایجاد یک داشبورد با KPI های معنی دار، شما باید از قابلیت های داخلی اکسل به طور کامل صرف نظر کنید. وارد کردن فرمولیهای پیچیده هم مشکل کندی را تشدید میکند. بله، یار دیرین ما دیگر فرتوت شده است!

مدیر و نمودار
نمودارهایی برای مدیر

 

5- گزارش ها و داشبورد ها الهام بخش نیستند

در حالی که اکسل ابزارهای بصری سازی داده را برای مجموعه داده های کوچک و ساده ارائه می دهد، هنگامی که مجموعه داده ها رشد می کنند، این نمایش ها تبدیل به حالت ایستا و تقریبا غیر قابل توصیف می شوند. بصری سازی داده های ناسازگار، حتی برای نمودارهای ساده، نه فقط الهام بخش نیست بلکه می تواند گمراه کننده باشد. مهم کشیدن نمودار نیست، مهم فهم پیامهای نمودارها است. اکسل نمودارهای خوبی پشتیبانی میکند. اما پشتیبانی خوبی از آنچه که شما میبینید نمیکند.

 

6- نمودار مرا چه کسی برداشته است؟

سخت است وقتی آخر یک روز کاری، وقی میخواهید بر کارهایتان مروری داشته باشید، ببینید یکی از نمودارها نیست. با همه طی کرده بودید که مثلا نمودارهای فروش، در برگه فروش باشند. الان هر چه اسکرول میکنید نمودار موردنظرتان را نمی یابید. به نسخه های قدیمی میخواهید رجوع کنید یا از نو بسازید؟ دست نگه دارید. این نشانه به شما می گوید وقت تعویض نرم افزار است. اکسل برای این کارها ساخته نشده است.

 

نتیجه گیری اخلاقی

کسب و کار با کسی شوخی ندارد. اگر با هر یک از موارد بالا رو به رو شده اید، درنگ نکنید. با اکسل خداحافظی کنید . چون ادامه کار با اکسل ریسک بزرگی محسوب خواهد شد. از ما گفتن بود.

امیرمحسن کریمی مجد
karimimajd@busihoush.ir
مدرک دکتری را در رشته مهندسی صنایع گرایش مهندسی سیستمهای اقتصادی اجتماعی در سال 1396 از دانشگاه علم و صنعت دریافت کرده ام. در دوره دکتری حوزه پژوهشی من حوزه تحلیل شبکه های اجتماعی بوده است. دو کسب و کار به همراه دوستانم در حوزه‌های داده کاوی و هوش تجاری راه اندازی کرده ام. در دوره کارشناسی و کارشناسی ارشد در دانشگاههای تهران و امیرکبیر، در پروژه های گوناگونی در حوزه سیستمهای اطلاعاتی و هوش مصنوعی شرکت داشته ام.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *