روشهای مدیریتی گوناگونی وجود دارد که با استفاده از آنها مدیران بتوانند از اوضاع کسب و کارشان باخبر شوند. باخبر بودن از اوضاع سبب میشود آنها بتوانند کارآمدتر تصمیم بگیرند. تصمیماتی که ارتباط مستقیم با زنده نگه داشتن سازمان دارد. یک بُعد زنده نگه داشتن سازمان، انجام اقدامات انگیزشی روی کارکنان است. افزایش درآمد، تشویقی، مرخصی، ترفیع، قدردانی و مانند اینها بخشی از این نوع اقدامات هستند. اما همه اینها کوتاه مدت هستند و تاثیر روانی محدودی دارند. ما راه حل بهتری سراغ داریم؛ استفاده حرفه ای از شاخصهای کلیدی عملکرد. در این نوشته میخواهیم ببینیم چگونه با ارزیابی شاخصهای کلیدی عملکرد، میتوان سازمان را زنده کرد و زنده نگه داشت؟

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که تأیید تلاش‌های افرادی که با ما کار می‌کنند برای افزایش انگیزه‌شان کافی است. مطالعه بیشتر

انگیزه دادن و انگیزه گرفتن

آیا مدیر هر روز باید برود بالای سر کارمندان و عملکرد همه را تایید کند؟ قطعا منظور جمله کلیدی بالا این نیست. قطعا عملکرد همه کارمندان همیشه مناسب و قابل تایید نیست. قطعا تایید کلامی به تنهایی نمیتواند انگیزش بخش باشد. پس باید چه کار کرد؟

با جمله اول شروع کنیم. تایید کلامی! هر روز نمی شود جملات مشابه در تایید عملکرد افراد گفت. چون لوث میشود. تایید کلامی باید با پیشرفت گره بخورد. اگر عملکرد خوب بوده پس فرد و نتیجتا سازمان رو به جلو رفته و تایید باید این را نشان بدهد.

جمله دوم میگوید که عملکرد کارمندان همیشه هم قابل تایید نیست. بعضی مواقع اشتباه میکنند. بعضی مواقع اهداف را دنبال نمیکنند یا به آنچه که تعیین شده نمی رسند. براستی یک مدیر چگونه میتواند قابل تایید بودن عملکرد را متوجه بشود طوری که واقعا منصفانه باشد؟ غیر از این است که باید معیارهای قابل فهم برای کارمندان و قابل اندازه گیری برای مدیران داشته باشد؟

آثار تایید کلامی

تایید کلامی به تنهایی پاسخگو نیست. این را جمله آخر میگوید. چون بزودی تکراری میشود. چون میتواند زمینه ساز تبعیض شود. و این گونه در سازمان، مضر باشد. شما اگر کارمندان را کلامی تایید کنید ممکن است در استفاده از کلمات میان افراد تفاوت قائل شوید و همین سبب بروز اختلاف شود. اختلاف از این نوع که میان افراد به دلیلی غیر از عملکردشان تبعیض قائل شده اید. مشخص است که این اختلاف چقدر میتواند در سازمان مضر باشد. اما اگر مبتنی بر شواهد و واقعیات به ویژه با استفاده از اعداد و ارقام این کار را بکنید، کارمندان را به سمت عملکرد و نتایج سوق داده اید. به ویژه اگر اعداد و ارقام مربوط به معیارهایی باشند که قبلا با کارمندان سر آنها به توافق رسیده اید!

ارزیابی شاخصهای کلیدی عملکرد

حتما تابحال به این نتیجه رسیده اید که میخواهم بگویم با تعریف و بکارگیری شاخصهای کلیدی عملکرد میتوان به این مسائل پاسخ داد. به نظرم کمی زود نتیجه گیری کرده اید. چون تشویق و تایید کردن بر اساس ارزیابی شاخصهای کلیدی عملکرد اتفاقا نتیجه عکس میدهد. یعنی موجب میشود که کارمندان فقط به دنبال این باشند که اعداد و ارقام مربوط به شاخصهایشان را بهبود بدهند. چنین رویکردی بزودی انگیزه کارمندان و مشتریان را از بین میبرد. این، جنبه تاریک شاخصهای کلیدی عملکرد است.

اگر شاخص عملکرد راننده مترو مربوط به به موقع رسیدن به ایستگاهها باشد، به زودی شاهد شکایتهای مسافرین خواهید بود. چون اگر به هر علت در یک ایستگاه حرکت مترو با تاخیر مواجه شود، راننده باید با سرعت بیشتری حرکت کند، با شدت بیشتری ترمز کند و این گونه آرامش مسافرین بهم میخورد!

چاره کار این است که کارمندان، تحقق عوامل اصلی موفقیت را ببینند و شاخصها را مدیران در دست بگیرند. این گونه کارمندان فقط به دنبال موفقیتهای تعریف شده هستند. عوامل اصلی موفقیت چه هستند؟ شعارهای انگیزشی سازمان هستند که در صورت تحقق، ارزیابی سازمان این است که به موفقیت دست یافته است. در واقع آنها گامهایی هستند که در کنار هم، تأمین شدن اهداف سازمان را رقم میزنند. حرکت در مسیر ترسیم شده توسط عوامل اصلی موفقیت به معنای جهتدهی به کارمندان برای تحقق اهداف سازمان است.

جهتدهی به کارمندان

دستاورد

در حالی که کارمندان به دنبال رسیدن به موفقیتها هستند، مدیران میتوانند عملکرد آنها را ارزیابی کنند. تایید کلامی بر مبنای رسیدن به موفقیتها خواهد بود. و ارزیابی شاخصها نیز کمک میکند تا همواره تصمیمهای بهتر گرفته شود. یقینا این ارزیابی اگر با استفاده از داشبوردهای مدیریتی باشد کارایی بیشتری خواهد داشت. بدین ترتیب، استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد علاوه بر اینکه مضر نیست، مفید هم خواهد بود. در آخر یادآور میشوم که شاخصهای کلیدی عملکرد باید از روی عوامل اصلی موفقیت طراحی شوند.

امیرمحسن کریمی مجد
karimimajd@busihoush.ir
مدرک دکتری را در رشته مهندسی صنایع گرایش مهندسی سیستمهای اقتصادی اجتماعی در سال 1396 از دانشگاه علم و صنعت دریافت کرده ام. در دوره دکتری حوزه پژوهشی من حوزه تحلیل شبکه های اجتماعی بوده است. دو کسب و کار به همراه دوستانم در حوزه‌های داده کاوی و هوش تجاری راه اندازی کرده ام. در دوره کارشناسی و کارشناسی ارشد در دانشگاههای تهران و امیرکبیر، در پروژه های گوناگونی در حوزه سیستمهای اطلاعاتی و هوش مصنوعی شرکت داشته ام.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *